DocSpace – СЭД на базе SharePoint

О системе

Система DocSpace создана для автоматизации работы с электронными документами в компании, охватывает процессы и жизненный цикл для следующих сценариев документооборота:

  • Делопроизводство и канцелярия;
  • Организационно-распорядительный документооборот;
  • Внутренний документооборот;
  • Работа с договорами;
  • Электронный архив документов.

DocSpace является коробочным предложением с прикладным уровнем настройки процессов, система адаптируется под процессы Заказчика, процесс адаптации с большинстве случаев не требует доработки, что снижает затраты на внедрение и проектные риски.

ARVO Systems является официальным партнером компании-разработчика (DocSpace) и осуществляет внедрение и сопровождение решений на базе системы.

Возможности системы

Регистрация и ввод документов
  • автоматическое формирование регистрационного номера документа,
  • описание набором реквизитов, предусмотренных стандартами российского законодательства,
  • поддержка связанных полей, заполнение реквизитов из подключенных справочников,
  • присоединение файлов непосредственно из РКК,
  • создание файлов непосредственно из РКК,
  • создание документов по шаблону,
  • создание документа на основе существующего,
  • поддержка извлечения и печати штрих-кода документа,
  • поддержка иерархических объектов,
  • проверка на дублирование при регистрации,
  • контроль заполнения обязательных полей,
  • связанные справочники,
  • регистрация связанных документов,
  • назначение ответственного/ответственных по документу.
Работа с электронными документами
  • изменение прикрепленных файлов,
  • совместная работа с проектами документов,
  • автоматические напоминания о нарушении сроков,
  • работа с версиями документов,
  • установление связи (несколько видов) с другими зарегистрированными документами,
  • мобильный и планшетный доступ,
  • возможность выдачи поручений,
  • переназначение поручений,
  • возможность ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению,
  • привязка документов к проекту,
  • множество фильтров для сортировки документов (по регистрационному номер, виду документа, дате, статусу, исполнителю, контрагенту и т.п.),
  • возможность скрыть ненужные пользователю фильтры,
  • сравнение версий документов,
  • протоколирование событий обработки документов,
  • оповещение по электронной почте,
  • настраиваемые цепочки согласования,
  • возможность в цепочке согласования указать время на согласование,
  • шаблонные цепочки согласования (например, при согласовании договора по величине суммы).
Рабочие процессы (Workflow)
  • создание типовых маршрутов движения,
  • свободная маршрутизация,
  • расширение маршрута,
  • привязка маршрута к типам документов, исполнителям и т.д.,
  • контроль исполнения документов,
  • автоматическое ведение этапов исполнения работ,
  • делегирование полномочий,
  • рассылка уведомлений по электронной почте,
  • сопоставление заданных плановых сроков с бизнес-календарем,
  • наличие личных кабинетов пользователей,
  • трассировка маршрутов документов,
  • изменение маршрута документа во время согласования,
  • визуализация маршрута,
  • назначение контролера,
  • обеспечение автоматически генерируемых задач,
  • наличие плана работ сотрудников с указанием задач и сроков.
Поиск
  • атрибутивный поиск,
  • поиск задач и поручений (по срокам исполнения, исполнителям и контроллерам),
  • полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка,
  • шаблоны поиска,
  • онлайн поиск, в том числе с мобильного и планшетного клиента.

Результаты внедрения

  • Прозрачность и управляемость бизнес-процессов.
  • Повышение исполнительской дисциплины.
  • Сокращение времени на обработку типовых задач.
  • Обеспечение сохранности и защиты информации.
  • Сокращение времени на поиск документов.

Архитектура

Сроки и стоимость внедрения

Лицензии DocSpace

  • Лицензия DocSpace-сервер: 350 000 руб., включает 50 пользователей *
  • Подключение дополнительных рабочих мест: 1 рабочее место - 1 000 руб. *
* Лицензии DocSpace не включают лицензии SharePoint

Стоимость работ по внедрению

  • Малый проект: 3-4 недели, от 520 000 руб.
  • Средний проект: 2-3 месяца, от 820 000 руб.
Примеры интерфейсов:
В "двух словах"
Система электронного документооборота и взаимодействия на базе платформы SharePoint для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.
Для кого создано
  • Средние и крупные компании
  • Отдел делопроизводства и канцелярия
  • Юридическая служба
  • Договорной отдел
  • Руководство компании и топ-менеджмент
Сценарии работы
  • Делопроизводство (работа с входящими и исходящими документами)
  • Организационно-распорядительный документооборот
  • Внутренний документооборот
  • Договорной документооборот
  • Электронный архив
Инфраструктура

Серверные продукты:

  • Microsoft Windows Server 2012 R2 (или выше)
  • Microsoft SQL Server 2012 (или выше)
  • Microsoft SharePoint Server 2013

или:

Дополнительные материалы
Обратная связь